Trucos para Excel

Al igual que la entrada anterior, esta se tratara de algunos trucos y consejos para la plataforma Excel, que nos ayuda a optimizar el tiempo y también a entender un poco más el programa ya que muchas veces puede ser confuso, pero bastante útil para nuestro quehacer docente. Es por esto que traigo en esta entrada 5 trucos que son bastante útiles y ayudan a que se ahorre tiempo mientras se traba.

1. Agregar filas o columnas

Sabemos que Excel trabaja con filas y columnas en donde podemos agregar datos en cada casilla. Muchas veces nos encontramos en esta organización y queremos agregar una fila o una columna en la mitad de algún dato. Para esto no es necesario eliminar los otras columnas o filas para agregar el dato que nos falta, simplemente debemos posicionar el cursor en donde queremos agregar la fila o la columna y luego darle click derecho. Cuando hagamos esto nos saldrá un panel en donde estará al opción de insertar, le damos click ahí y automáticamente aparecerá la columna o la fila.

2. Ingresar en una misma celda varias líneas de texto.

Muchas veces requerimos escribir en una celda datos extensos y cuando lo hacemos el programa nos corta el texto, viéndose incompleto:

Como observamos, en este ejemplo, los apellidos de la persona no se ven completamente. Para que se vea, tenemos dos opciones que se adapatan a las necesidades del trabajo. 

La primera es ubicar el cursor en donde finaliza la celda y moverlo hacia la derecha para hacer la misma más grande, sin embargo, si no queremos arruinar el tamaño que nos presenta el programa de manera predeterminada, solo debemos hacer click en la casilla y luego presionar las teclas Alt + enter y de esta manera el texto se partirá y podremos ver toda la información.

3. Bloquear una hoja o el libro.

Si queremos enviar nuestro trabajo a un grupo de personas pero no queremos que estas cambien algún dato que hemos puesto en este, podemos bloquear alguna hoja o el libro completo, para esto solo se deben seguir estos sencillos pasos.

Primero nos dirigimos a la pestaña "revisar" que se encuentra en la barra de tareas del programa, allí saldrán dos opciones que son proteger hoja o proteger libro, elegiremos alguna de las dos dependiendo de la acción que queramos tomar.

Cuando le demos click en alguna de las dos, nos saldrá el siguiente panel, en donde podremos las acciones que queramos prohibir que otros hagan y también debemos poner una contraseña que nos va a permitir hacer cambios a estos bloqueos cuando lo necesitemos.

4. Orden alfabético.

Cuando necesitemos hacer listas de estudiantes o necesitemos poner datos en orden alfabético, no es necesario que nosotros mismos lo hagamos, sino que el programa nos permite realizar esta acción de manera automática y es bastante simple. Solo debemos seleccionar una columna y en la barra de tareas en la pestaña de inicio, le damos click a la opción "Ordenar y filtrar"

Cuando le demos click en esta opción, nos saldrá un panel en donde podremos ordenar los datos de la A a la Z o de la Z a la A. Seleccionaremos la opción que mejor se adapte a nuestro trabajo. Cuando le demos click a alguna de las dos opciones, todos los datos se acomodaran en orden alfabético y cada dato va a conservar el mismo orden de las demás columnas, nada se verá afectado.

5. Ocultar o mostrar una columna/fila

Como último truco, tenemos ocultar o mostrar una columna o una fila en nuestro documento. Para ello, lo único que debemos hacer es posicionar el cursor sobre una fila o una columna y luego darle click derecho. En el panel que nos aparezca debemos pinchar sobre la opción de ocultar y todos los datos que se encuentran en esas casillas se van a ocultar. Esto mismo se hará para volverlos a mostrar en la hoja.

Estos trucos nos son de mucha utilidad cuando de ahorro de tiempo se trata y nos facilita el uso del programa pues muchas veces tenemos las herramientas pero no sabemos como utilizarlas.